Từ tư vấn đến hoàn tất đơn hàng.
Luôn rõ việc, rõ người phụ trách.
Hexta kết nối liền mạch giữa khâu tư vấn khách hàng, tạo đơn và phân công xử lý sau bán. Mỗi bước đều có người đứng tên nhận việc, AI hỗ trợ soạn tin và lập đơn nháp trong phạm vi kiểm soát an toàn.
“Shop còn set áo linen trắng size M không, mình cần giao gấp mai nhé?”
Tuấn Kho đã bấm nhận bàn giao từ Mai Trần • Có lịch sử ghi nhận
Khi quy trình bán hàng bị đứt đoạn,
doanh nghiệp chịu thiệt hại gì?
Doanh nghiệp nhỏ thường không thiếu khách hàng, mà thiếu một cách vận hành có đầu mối và quy trình liền mạch.
Tin nhắn phân tán, dễ sót khách
Tư vấn trên nhiều kênh, khách nhắn hỏi dồn dập vào giờ cao điểm hoặc ngoài giờ làm việc. Tin nhắn trôi nhanh, nhân viên trả lời chậm khiến khách hàng chuyển sang đối thủ.
Chốt đơn trên chat, ghi chép thủ công
Nhân viên phải sao chép địa chỉ, số điện thoại và sản phẩm từ ô chat ra sổ tay hoặc file Excel. Sai sót thông tin xảy ra thường xuyên và mất nhiều thời gian kiểm tra lại.
Đơn chốt xong không rõ ai làm tiếp
Sale tạo đơn xong nhắn vào nhóm chung nhưng không ai nhận cụ thể. Khi khách hỏi tiến độ hoặc giao trễ, các bộ phận đùn đẩy trách nhiệm vì thiếu người đứng tên phụ trách.
Dùng nhiều phần mềm rời rạc
Một công cụ để chat, một phần mềm để lên đơn, một ứng dụng quản lý việc. Dữ liệu đứt gãy, chủ doanh nghiệp muốn biết một đơn hàng đang ở đâu phải đi hỏi từng nhân sự.
Một dòng chảy liền mạch từ khi khách hỏi
đến lúc đơn hàng được giao xong
Hexta không cố gắng trở thành một phần mềm phức tạp với hàng trăm biểu mẫu. Chúng tôi tập trung vào việc giúp mọi người trong đội ngũ luôn biết mình cần làm gì tiếp theo.
Hội thoại gắn liền với hồ sơ khách hàng
Tập trung tin nhắn tư vấn từ các kênh vào một nơi. Nhân viên tiếp nhận là người trực tiếp chịu trách nhiệm trả lời; hệ thống ghi nhận đầy đủ lịch sử tư vấn.
Tạo đơn nháp ngay trong ngữ cảnh hội thoại
Thay vì nhập liệu thủ công rời rạc, thông tin sản phẩm và địa chỉ được trích xuất để lập đơn nháp chờ kiểm tra. Người bán xác nhận trước khi đơn trở thành đơn chính thức.
Công việc tuần tự, rõ người đứng tên
Khi đơn hàng được xác nhận, công việc được chuyển sang các bước tiếp theo (chuẩn bị hàng, đóng gói, bàn giao). Người phụ trách mới phải bấm nhận việc để chuyển quyền.
Nguyên tắc vận hành cốt lõi:
Mỗi công việc tại một thời điểm chỉ có duy nhất một người chịu trách nhiệm. Khi bàn giao sang khâu tiếp theo, người mới phải xác nhận nhận việc — không còn tình trạng việc bị bỏ quên giữa chừng.
Trải Nghiệm Minh Họa Quy Trình
Khám phá cách một đơn hàng đi từ tin nhắn tư vấn đầu tiên đến khi được bàn giao cho bộ phận vận hành xử lý.
Tin nhắn được đưa vào danh sách chờ tiếp nhận. Nhân viên tư vấn có thể bấm nhận hội thoại để đứng tên phụ trách trực tiếp.
Nhu cầu khách: 2 hũ Granola 500g, vị ít ngọt, thời hạn nhận hàng trước thứ Sáu, khu vực Ba Đình - Hà Nội.
AI Hỗ Trợ Nhưng Luôn Trong
Phạm Vi Kiểm Soát An Toàn
Hexta ứng dụng AI để giảm tải các thao tác soạn tin và nhập liệu lặp lại cho nhân viên, nhưng không giao toàn quyền ra quyết định kinh doanh cho AI.
Gợi ý phản hồi chờ nhân viên duyệt
Hệ thống phân tích ngữ cảnh câu hỏi của khách hàng và chuẩn bị sẵn một câu trả lời mẫu sát với nhu cầu. Nhân viên tư vấn chỉ cần đọc lướt, chỉnh sửa nếu cần và bấm gửi.
Con người là người gửi tin cuối cùng, đảm bảo tính cá nhân hóa và sự chính xác trước khách hàng.
Tự động trả lời thông tin cơ bản
Hỗ trợ phản hồi nhanh các thắc mắc phổ biến ngoài giờ làm việc (bảng size, giờ mở cửa, thông tin sản phẩm cơ bản có kịch bản sẵn) để giữ chân khách hàng.
Ngay khi nhân viên Sale bấm nhận hội thoại, cơ chế tự động gửi dừng lại ngay lập tức.
AI chỉ bóc tách thông tin để lập đơn hàng nháp. Việc xác nhận đơn bắt buộc phải do nhân viên hoặc chủ doanh nghiệp phê duyệt.
Hệ thống không tự ý áp dụng mã giảm giá, đàm phán giá hoặc xử lý hoàn tiền nếu không có chính sách và sự cho phép rõ ràng từ chủ shop.
Pancake được nghiên cứu như phương án cầu nối cho phiên bản MVP để lấy hội thoại đa kênh; Hexta chưa tuyên bố tính năng tích hợp thực tế đã hoạt động đại trà.
Khi Mọi Người Đều Rõ Trách Nhiệm,
Vận Hành Tự Nhiên Trở Nên Nhẹ Nhàng
Hexta mang lại lợi ích thiết thực cho từng thành viên trong chuỗi vận hành bán hàng của doanh nghiệp.
Dành Cho Chủ Doanh Nghiệp
Kiểm soát toàn cảnh, không đứt đoạn
- Nhìn thấy ngay đơn hàng đang ở bước nào và ai đang giữ việc
- Loại bỏ văn hóa đùn đẩy trách nhiệm khi xảy ra sự cố giao chậm
- Dữ liệu đơn hàng và khách hàng được ghi nhận tập trung, không phân mảnh
- Dễ dàng bàn giao hoặc tái phân công công việc khi có nhân sự vắng mặt
Dành Cho Nhân Viên Tư Vấn (Sale)
Phản hồi nhanh hơn, chốt đơn nhẹ nhàng hơn
- Có sẵn câu trả lời gợi ý sát ngữ cảnh, giảm tải gõ lặp lại
- Lập đơn hàng nháp ngay trong khung chat, không cần copy paste qua Excel
- Đứng tên nhận hội thoại rõ ràng, không lo tranh chấp khách hàng
- Chủ động chuyển giao đơn đã chốt sang bộ phận vận hành có xác nhận
Dành Cho Nhân Viên Vận Hành / Kho
Rõ việc cần làm, bàn giao có bằng chứng
- Nhận việc qua danh sách phân công rõ ràng, không còn 'giao việc miệng'
- Bấm xác nhận nhận việc để chính thức bắt đầu, bảo vệ trách nhiệm cá nhân
- Nắm đầy đủ ghi chú đơn hàng của khách từ khâu tư vấn ban đầu
- Bàn giao sang khâu tiếp theo theo thứ tự tuần tự chuẩn xác
Câu Hỏi Thường Gặp
Minh bạch về phạm vi sản phẩm, giới hạn công nghệ và định hướng phát triển của Hexta.
Xây Dựng Quy Trình Rõ Ràng Cho Doanh Nghiệp Của Bạn
Hexta đang từng bước hoàn thiện để giúp các chủ doanh nghiệp nhỏ không còn phải đau đầu vì sót đơn hay đùn đẩy trách nhiệm. Hãy cùng chúng tôi khám phá cách tiếp cận này.